内部通報制度を形骸化させないための運用ノウハウ
この記事のポイント
- 内部通報制度を形骸化させない鍵は「通報しやすさ」「動くプロセス」「通報者保護とフィードバック」の3点セット。
- 制度だけ作って放置すると「通報しても何も変わらない」という不信感を招き、逆に沈黙を生み出してしまう。
- 経営・人事・コンプライアンス部門だけで抱え込まず、外部相談窓口を組み合わせることで中立性と安心感を高められる。
内部通報制度は「問題が起きてから慌てないための保険」のように見られがちですが、実際には運用次第で「生きた仕組み」にも「ただの書類上のルール」にもなってしまいます。
内部通報制度を形骸化させないためには、通報しやすい窓口設計、きちんと動く調査・是正プロセス、そして通報者を守り、結果を返すフィードバックをセットで機能させることが欠かせません。
ここでは、制度を「作って終わり」にしないための運用上のポイントを整理します。
なぜ内部通報制度は形骸化しやすいのか
多くの企業で内部通報制度がうまく機能しない理由は、制度そのものの設計よりも「運用のされ方」にあります。
よくあるのは、就業規則や社内ポータルに“それらしい文言”を載せただけで、
従業員が「どこに、どのように相談すればいいのか」具体的にイメージできないケースです。
通報窓口の連絡先が埋もれていたり、人事・上長・法務など窓口が分散していて、「結局どこに言えばいいか分からない」という声も少なくありません。
さらに厄介なのは、勇気を出して通報しても、
「何の連絡もない」「結局そのまま」「関係者に話が筒抜けだった」
といった経験が広がることです。そうなると、制度があること自体が逆効果になり、「どうせ言っても無駄だ」という沈黙の文化を生んでしまいます。
通報しやすい窓口設計のポイント
まず整えたいのは、通報しやすさです。
内部通報制度は、従業員にとって「会社と自分の関係が変わるかもしれない行為」であり、心理的ハードルが非常に高い行動です。
そのハードルを下げるためには、次のような工夫が有効です。
- 窓口を一本化または明確化する（「迷ったらまずここへ」の連絡先を示す）
- 匿名・記名を選べるようにする（内容やリスクに応じて選択可能に）
- メール・電話・WEBフォームなど複数チャネルを用意する
- 「こんな内容でも相談してよい」という具体例を社内で共有する
特に、対面や内線電話だけしか用意されていない場合、
「顔が割れる」「声で誰か分かってしまう」と感じて通報をあきらめる人も多くなります。
匿名性と中立性を担保できるチャネル設計は、運用の土台となる部分です。
「きちんと動く」調査・是正プロセスを作る
通報があっても、調査や対応が曖昧だと、制度への信頼はすぐに失われます。
内部通報制度を形骸化させないためには、「どう処理されるのか」というプロセスの見える化が重要になります。
具体的には、次のような点を整理しておくとよいでしょう。
- 受付後、どの部署・どの役職が事実確認を行うか
- 通報内容の重大性に応じて、誰にエスカレーションするか（人事・コンプラ・経営層など）
- 調査の進め方（関係者ヒアリング、記録の保全など）
- 是正措置・再発防止策を決めるまでのフローと責任者
このフローが定まっていないと、
「担当者の引き出しの中で眠る通報」「いつの間にかうやむやになる案件」が増えていきます。
逆に、プロセスが標準化されていれば、担当者が変わっても一定のクオリティで対応できるようになります。
通報者保護とフィードバックで信頼を積み重ねる
内部通報制度が機能しているかどうかは、通報者が守られたと感じるかどうかで大きく変わります。
通報がきっかけで人事評価が下がったり、職場で孤立したりするようなことがあれば、
どれほど立派な規程を作っても、制度は一瞬で壊れてしまいます。
そのため、就業規則や社内規程の中で通報者保護の方針を明文化し、実際に運用することが欠かせません。
また、見落とされがちなのがフィードバックです。
「調査の結果、どうなったのか」「どんな再発防止策が取られたのか」を、
可能な範囲で通報者にきちんと伝えることで、
「通報して良かった」「ちゃんと動いてもらえた」という実感を持ってもらえます。
この「通報しても意味がある」という経験が、制度への信頼を少しずつ高めていきます。
社内だけで抱え込まない──外部相談窓口の活用
内部通報制度を運用するうえで、
人事部門やコンプライアンス担当だけで全てを抱え込むのは、現実的に難しいケースも多くあります。
その理由は、
- 通報の対象者と窓口側が人間関係や利害関係を持っていることがある
- 専門的な調査・判断が必要なケース（ハラスメント・法令違反など）が増えている
- 「社内の誰にも知られたくない」という相談ニーズが一定数存在する
そこで有効なのが、外部相談窓口の併設です。
第三者である外部機関が一次受付を担うことで、
- 中立的な立場で内容を整理し、必要に応じて企業側へ報告・助言できる
- 従業員が「社内の目」を気にせず相談しやすくなる
- 法令やハラスメントの専門知識を踏まえた対応が期待できる
CWSでは、企業ごとの規模や業種に合わせて、内部通報制度と連動した外部相談窓口サービスを提供しています。
「制度はあるが動いていない」「通報件数が極端に少ない・もしくは偏っている」といった課題をお持ちの企業様に対して、
窓口設計から運用ルールづくり、実際の受付・報告までを一括でサポートしています。
まとめ：制度を「機能させる」視点を持つ
内部通報制度は、用意しただけでは機能しません。
通報しやすい窓口があり、調査・是正プロセスが実際に動き、通報者が守られ、結果が返ってくる。
この一連の流れがあって初めて、制度は「生きた仕組み」になります。
形骸化を防ぐためには、「制度をどう見せるか」ではなく、
「実際にどう動かすか」「従業員がどう感じるか」という視点が欠かせません。
CWSは、外部相談窓口やお客様相談室代行を通じて、企業と従業員の双方が安心して声を上げられる環境づくりを支援しています。
「内部通報制度をもっと機能させたい」「通報がなかなか上がってこない」と感じている企業様は、ぜひ一度ご相談ください。
沈黙ではなく、対話と改善につながる仕組みづくりを、一緒に進めていきましょう。
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